При характеризирането на дълготрайните материални активи е необходимо да се имат предвид следните особености:
- Дълготрайните материални активи (ДМА) се очаква да участват в производствения процес повече от един отчетен период, имат натурално - веществена форма и определени критерии за отличаване от краткотрайните материални активи.
- Дълготрайните материални активи са придобити и контролирани от предприятието, т.е. те са негова собственост, при което срещу тях са заменени други активи (изплатени са сумите по покупката на ДМА) или са възникнали други пасиви (сумата на доставчика остава неизплатена). Необходимо е следователно счетоводно да се отрази фактът на придобита собственост, независимо дали предприятието се е издължило за покупката, и заедно с това да се отрази процесът на контролирано използване на съответния дълготраен материален актив.Технологично това означава, че всяко придобиване на ДМА хронологично се отразява по счетоводните сметки, заприходява се като собственост и като отговорност за нейното опазване, което от своя страна се отразява чрез синтетичното и аналитичното счетоводно отчитане. Този род активи имат значение на инвентарни обекти и тяхната индивидуалност намира израз в аналитичното счетоводно отразяване, в точната за времето и пространството информираност по състояния и промени за всеки дълготраен .материален актив.
- Счетоводното отразяване на състоянието и промените в дълготрайните материални активи е подчинено на принципа на историческата цена. В съответствие с този принцип дълготрайните материални активи се заприходяват по цена на придобиване или по себестойност. В първия случай това е процес на отразяване на трансформацията на активите и превръщане на част от изходящите парични потоци в придобита собственост върху ДМА, т.е. това е покупната цена и разходите по доставката, по монтажа и т.н. Във втория случай това е процес на счетоводно отразяване на извършените разходи или вложени ресурси (активи) за придобиването или създаването от самото предприятие на определен ДМА. И в двата случая счетоводно се отразява историческата цена към момента на придобиване.
- Счетоводното отразяване на ликвидацията или изписването на ДМА е също по историческа цена. Преоценката на ДМА в края на годината променя само техните стойностни величини, историческата цена се запазва. Доставените ДМА например за 5000 лв. и разходи по доставката за 500 лв. имат историческа цена от 5500 лв. Ако в края на годината този актив се преоцени за 5700 лв., то неговата историческа цена ще бъде не 5500, а 5700 лв. В случай на продажба или ликвидация на този ДМА ще се оформи счетоводна операция за 5700 лв. (в случая не се взема предвид изхабяването). Изводът е, че ДМА се придобиват и изписват (ликвидират, продават, даряват и т.н.) по тяхната историческа (или преоценена) цена. Счетоводната сметка е активна (отчита активи) и в своя дебит съдържа информация за историческата цена на придобиване, както и евентуалната преоценка, или в нашия пример това е сумата 5500+200. В кредитната страна на сметката ще намери отражение размерът на продадения или на ликвидирания ДМА, все едно ще намери израз намалението по счетоводната сметка по нейната историческа цена. Моделът на счетоводната сметка е:
Дт С/ка ДМА Кт ист. цена 5500 увеличения ликвидация (преоценка) +200 5700 – (намаление) 5700 5700 - В процеса на експлоатация ДМА се изхабяват и пренасят изхабената стойност в текущите разходи по създаването на продукта или услугата в предприятието. Самата техника на определяне на паричния размер на изхабяването, т.е. на амортизацията вече се разгледа в частта за методите и по-точно методите за оценка на активите и пасивите. За случая значение има това, че амортизацията като паричен израз на изхабяването засяга специален коректив. Счетоводната сметка, която отразява ДМА, е информация само за историческата цена на придобиване и ликвидация, т.е. не съдържа информация за амортизацията. Размерът на амортизацията намира счетоводен израз в пасивната счетоводна сметка Амортизация на ДМА. В тази сметка се събира информация за натрупваната в процеса на експлоатация на ДМА амортизация като един източник на средства за тяхното възстановяване. По кредита на сметката следователно ще се отразява натрупваната амортизация, като едновременно тази стойност се отнася и като текущ разход.
- Изхабяването на ДМА, както се посочи, има за паричен израз амортизацията. Пасивната счетоводна сметка Амортизация на ДМА всъщност няма самостоятелно балансово значение. В баланса тя се посочва като коректив. Това налага да се припомни, че в баланса отчетната стойност на ДМА ще бъде историческата цена (или преоценената историческа цена), корективът ще отразява размера на натрупаната до момента на съставяне на годишния баланс амортизация, а балансовата стойност ще е разликата между двете суми (вж НСС 4 Отчитане на ДМА).
- Разнообразието от ДМА, различните срокове на тяхното използване, различията в амортизационните квоти и норми налагат в предприятието да се съставя и утвърждава индивидуален и обобщен амортизационен план. Индивидуалният амортизационен план задължително съдържа следните реквизити: дата на придобиване, полезен срок на ползване, дата на въвеждане в експлоатация, отчетна стойност, остатъчна стойност, метод на амортизация, амортизационна норма, амортизационна сума, годишна амортизационна квота, дата на отписване, преоценъчен резерв и година на промяна на амортизационния метод. Информацията за съставянето на плана се получава от системата на аналитичното отчитане за всеки дълготраен материален актив.
Обобщеният амортизационен план се съставя въз основа на амортизационните планове за всеки отделен амортизируем актив. Неговото съдържание, видно от цитирания НСС №4 Отчитане на ДМА, е: номер по ред, номер на групата, наименование, инвентарен номер на актива, отчетна стойност на актива, годишна амортизационна квота - общо и по месеци, начислена до момента амортизация, и балансовата стойност.
Начисляваният размер на амортизацията счетоводно се отразява като текущ разход по елементи, или по дебита на активната счетоводна сметка Разходи за амортизации. В края на определен отчетен период (месец например) разходите за амортизации се разпределят по функционално предназначение, което означава, че се отнасят по сметките, които отчитат разходите за основна дейност, разходите за спомагателна дейност, разходите за управление и т.н. Сметките за разходите по елементи следователно се приключват и набираните по техния дебит амортизации се отнасят в сметките по функционално предназначение.
Амортизационният план за всеки актив се изменя в стойностни величини, ако подобренията по него увеличават срока на употребата. Всяко друго подобрение се отразява като текущ разход и не засяга стойностните величини на ДМА.
Общата характеристика на ДМА не е изчерпателна и това не е необходимо на този етап. Важно значение имат стойностните величини на тези активи и промяната им в процеса на придобиване и използване в производството.