а) Отразяват се счетоводно видът, количеството, качеството и стойността на доставените материали. В получената от доставчика фактура има информация за тези характеристики на материалите, което е документалното основание да се състави счетоводно записване. Увеличението на този род краткотрайни материални активи намира отражение директно в дебита на сметка 302 Материали (съответно в с/ка 3021 Основни материали и т.н.) или, ако е оповестено в счетоводната политика на предприятието, се използва с/ка 301 Доставки. И в двата случая се формира историческата цена на материалите. При възможност условно да се приеме, че доставените материали са фактурирани за 1000 лв., счетоводното записване ще отрази увеличения размер материали и възникналото по този повод задължение към доставчика:
Дт с/ка 302 Материали 1000
Кт с/ка 401 Доставчици 1000
В случай че е оповестено използването на с/ка 301 Доставки, счетоводното записване ще бъде:
Дт с/ка 301 Доставки 1000
Кт с/ка 401 Доставчици 1000
б) Отразяват се извършените разходи по придобиването на материалите. Най-често това са транспортни разходи и те могат да се изплатят чрез разплащателната сметка или касата на предприятието. По дебита на с/ка 302 Материали или на с/ка 301 Доставки се записва стойността на извършените разходи по доставката, като в кредита на сметките, които отчитат паричните средства, се записва платената по този повод сума. Условно може да се приеме като пример, че транспортните разходи са на стойност 100 лв. и че са изплатени от касата на предприятието. Счетоводното записване ще бъде:
Дт с/ка 302 Материали 100
Кт с/ка 501 Каса 100
или:
Дт с/ка 301 Доставки 100
Кт с/ка 501 Каса 100
в) Доставната цена на материалите се оформява размер на 1100 лв. и това е тяхната историческа цена, по която те фигурират в сметка 302 Материали. Ако се използва с/ка 301 Доставки, последователно формираната цена по тази сметка се отразява по дебита на с/ка 302 Материали. Счетоводното записване ще бъде:
Дт с/ка 302 Материали 1100
Кт с/ка 301 Доставки 1100
г) Дължимата на доставчика сума се разчита като по дебита на с/ка 401 Доставчици се посочва ликвидираното задължение, а в кредита на с/ка 503 Разплащателна сметка в левове се отразява намаления размер парични средства. Счетоводната кореспонденция ще бъде:
Дт с/ка 401 Доставчици 1000
Кт с/ка Разплащателна сметка в левове 1000
д) Аналитично се отчитат отделните видове материали, времето и мястото на доставката, натуралните и стойностните измерения, отговорните лица за тяхното съхраняване.
е) Извършва се освен посоченото хронологично, още и систематично счетоводно отразяване по сметките в Главната книга на предприятието, както следва:
При използване на сметка 301 Доставки:
