Счетоводният информационен процес за използваните трудови ресурси включва следните етапи и счетоводни процедури в тях:
1. Въз основа на първични документи за фактически вложения труд (нарядни карти, листове за доплащалия и др.) предприятието съставя ведомост за заплати, която включва всички основни и допълнителни заплащания, както и удръжките. Документално тези счетоводни процедури се обосновават както с посочените първични документи, още и с основните трудови договори, където фигурира споразумението между предприятието и работника за размера на трудовото възнаграждение, документите за съответните доплащалия (за извънреден труд, за отпуск по болест, по майчинство и др.). Във ведомостта за заплати следователно намират отражение основната и допълнителната работна заплата (надбавки и добавки към работната заплата), удръжките за данък общ доход, за аванс, други удръжки, които могат да са следствие от трудовоправни спорове, удръжки по липси и начети, за лични вноски в здравноосигурителните фондове и др. За тяхното отразяване във ведомостта за заплати е необходима и съответната документална обоснованост.
2. В края на месеца (определен като отчетен период за тази информация) се извършва начисляването на работната заплата. Начислената основна и допълнителна работна заплата е едно задължение за предприятието да изплати тези суми на работниците, което предизвиква използването на пасивните сметки от група 42 Персонал и съдружници. В кредита на сметките ще намерят отражения размерът на основното трудово възнаграждение и всички доплащания.
Счетоводната кореспонденция на посочените сметки за включването на работната заплата и на някои доплащания като разходи по икономически елементи е с активната с/ка 604 Разходи за заплати. Доплащанията за сметка на социалното осигуряване не са разход на предприятието, а задължение на тази институция да преведе сумите за изплащане на персонала. Счетоводната кореспонденция, при условие че основната работна заплата е 20 000 лв., а доплащанията за извънреден труд са 2000 лв., ще изглежда така:
2) Дт с/ка Разходи за заплати 22 000
Кт с/ка Персонал 22 000
Разходите се отнасят по функционално предназначение по дебита на с/ките 611 Разходи за основна дейност. 612 Разходи за спомагателна дейност, 614 Разходи за управление, при което с/ка 604 Разходи за заплати се кредитира.
3. За сметка на предприятието се начисляват вноски по фонд "Обществено осигуряване", по фонд "Професионална квалификация и безработица", вноски за здравно осигуряване, за доброволно социално (пенсионно) осигуряване, разходи за социални надбавки на персонала, разходи за помощи на персонала. Начисленията се извършват по дебита на сметките от група 60, с/ка 605 Разходи за социални осигуровки и надбавки със съответните сметки към нея - с/ка 6051 Начислени вноски за фонд "Обществено осигуряване", 6052 Начислени вноски за фонд "ПКБ" и т.н. Аналитичното отразяване на тези разходи може да продължи до тяхната пълна индивидуализация по видове осигурителни вноски, социални надбавки и помощи на персонала. При наличие на някои от разходите, които са извършени в полза на осигурителните фондове, сметките към с/ка 605 Разходи за социални осигуровки и надбавки се дебитират срещу отразяването в кредита на разчетната сметка 455 Разчети по социалното осигуряване. В останалите два случая за отразяване на разходите за социални надбавки и за помощи на персонала с/ка 6056 Разходи за социални надбавки на персонала и с/ка 6057 Разходи за помощи на персонала се дебитират срещу кредитирането на с/ка 421 Персонал, или на съответните сметки към нея.
Необходимо е да се поясни, че вноските за социални осигуровки са регламентирани със съответните нормативни актове. Отбелязва се, че тези вноски за условията на трета категория труд (всеобщата норма за пенсиониране) са 34,7% от брутното трудово възнаграждение. Всички други категории с преференциален, по-малък срок на пенсиониране, изисква по-висок размер па вноските.
Начисленият размер вноски за фонд "ПКБ" е 3,6% върху фактически начислените средства за работна заплата за сметка на работодателя и 0,9% за сметка на персонала по трудов договор.
Начисляваните вноски за здравно осигуряване са 3% за сметка на предприятието и 3% за сметка на работника.
Счетоводната кореспонденция за начисляването на разходите за социални осигуровки при използване на предходния пример ще има следния вид:
3. Дт с/ка Разходи за социални осигуровки 9086
с/ка Начислени Вноски за фонд
“Обществено осигуряване” 7634
с/ка Начислени Вноски за фонд „ПКБ" 792
с/ка Начислени вноски за здравно осигуряване 660
Кт с/ка Разчети със социалното осигуряване 9086
с/ка Разчети с „Общ. осигуряване" 7634
с/ка Разчети с фонд „ПКБ" 792
с/ка Разчети с осигурителни организации в страната 660
Разходите за социални осигуровки се разпределят по функционално предназначение в дебита на сметките от група 61 на Националния сметкоплан: с/ка 611 Разходи за основна дейност, с/ка 612 Разходи за спомагателна дейност, с/ка 614 Разходи за управление и др. срещу кредитирането на с/ка 605 Разходи за социални осигуровки и надбавки и съответните сметки към нея.
4. Някои от начислените суми в полза на социалното осигуряване са за сметка на персонала. Удържаната сума от работниците се записва в дебита на с/ка 421 Персонал. Отново по кредита на вече известната с/ка 455 Разчети със социалното осигуряване, респ. с/ка 4551 Разчети с общественото осигуряване, с/ка 4552 Разчети с осигурителни организации в страната и с/ка 4555 Разчети с фонд "ПКБ" ще се отрази задължението на предприятието да внесе удържаните суми за съответните титуляри по аналитичните сметки към посочените вече сметки.
Размерът на вноските за сметка на персонала е регламентиран в съответните закони: за фонд "Обществено осигуряване" 1% върху брутното трудово възнаграждение, за фонд "ПКБ" 0,9%, за здравно осигуряване 3%.
Счетоводната кореспонденция ще бъде:
4. Дт с/ка Персонал 1076
Кт с/ка Разчети със социалното осигуряване 1076
с/ка Разчети с Общественото осигуряване 220
с/ка Разчети с фонд „ПКБ" 196
с/ка Разчети по здравно осигуряване 660
5. Някои доплащания към работната заплата на персонала за сметка на социалното осигуряване ще намерят отражение по дебита на с/ка 455 Разчети по социалното осигуряване и по кредита на с/ка 421 Персонал. При използване на условния пример за основна и допълнителна заплата от: 20 000 лв. основна заплата и 2000 лв. допълнителна заплата и добавим още 1000 лв. за сметка на социалното осигуряване ще е налице следната кореспонденция:
5а) Дт с/ка Разчети по социалното осигуряване 1000
Кт с/ка Персонал 1000
5б) Дт с/ка Разплащателна сметка в левове 1000
Кт с/ка Разчети по социалното осигуряване 1000
6. Освен начислените суми, удържани от персонала за осигуровки, има и други удръжки: за взет аванс, за удържан данък общ доход, за личен разплащателен влог в ДСК, за удръжки по липси и начети и други. Всички удръжки намаляват брутния размер на работната заплата, което намира отражение в дебита на пасивната с/ка 421 Персонал. По кредита на с/ки Разчети за данъци върху доходи на физически лица, 455 Присъдени вземания, 499 Други кредитори (ДСК и др.) се отразяват сумите, които предприятието дължи на съответните заинтересовани страни, след като вече са начислени удръжките от предприятието. Към използвания пример може да се добави, че е отразен аванс в размер на 8000 лв., начислен е ДОД в размер на 3000 лв., за лични разплащателни влогове в ДСК - 1000 лв. Приемаме, че необходимата сума за аванса е изтеглена от разплащателната сметка и съответно изплатена чрез касата, при което е имало следната счетоводна кореспонденция:
6а) Дт с/ка Персонал 8000
Кт с/ка Каса 8000
Начисленият данък върху общия доход на персонала, както и начислените суми за разплащателни влогове ще се отразят в следната счетоводна кореспонденция:
6б) Дт с/ка Персонал 4000
Кт с/ка Разчети за данъци върху доходи на физически лица 3000
Кт с/ка Други кредитори 1000
ан. с/ка ДСК
7. Извършват се разплащанията с бюджета, общественоосигурителните фондове и другите кредитори. Безкасовото разплащане предполага да се депозират в обслужващата банка платежни нареждания, във всяко от които се посочват размерът на превода, основанието и предназначението, получателят, заедно с останалите реквизити. Счетоводната кореспонденция ще изглежда така:
7) Дт с/ка Разчети за данъци върху доходи на физически лица 3 000
Дт с/ка Разчети със социалното осигуряване 10 162
Дт с/ка Други кредитори 1 000
Кт с/ка Разплащателна сметка в левове 14 162
8. След начислените надбавки и направени удръжки се определя нетният размер на работната заплата, която трябва да се преведе от разплащателната сметка в касата на предприятието и да се изплати на персонала. При изплащането на работните заплати е възможно някои от работниците да не са успели да си получат работните заплати. Тези суми се депонират и отразяват в с/ка 421 Персонал, с/ка 4215 Депонирали възнаграждения. Точната сума, която се дължи на персонала, се вижда от систематично отразените кореспонденции по с/ка 421 Персонал. Разликата между дебита и кредита по сметката ще бъде сумата, която предприятието дължи на работниците и ще трябва да изтегли в касата. Счетоводната кореспонденция ще бъде по дебита на с/ка 501 Каса и по кредита на с/ка 503 Разплащателна сметка в левове. При условие че има депонирани суми за 500 лв. например, то по дебита на с/ка 421 Персонал и по кредита на с/ка 501 Каса в левове ще се отразят изплатени суми на работниците с 500 лв. по-малко. Тези суми ще се върнат отново от касата в разплащателната сметка, т.е. ще се получи обратна на посочената вече за изтегляне на сумите счетоводна операция - по дебита на с/ка 503 Разплащателна сметка в левове и по кредита на с/ка 501 Каса в левове. Едновременно с това се извършва кореспонденция между дебита на с/ка 421 и сметката към нея Работници и служители - 4211, и кредита на с/ка 421 и сметката към нея 4215 Депонирани възнаграждения за 500 лв.
При поискване от страна на работниците на депонираните суми отново те се изтеглят от разплащателната сметка в касата на предприятието, след което се изплащат ма работниците. Счетоводният израз на тази операция ще бъде по дебита на с/ка 421 Персонал, с/ка 4215 Депонирани възнаграждения и по кредита на с/ка 501 Каса в левове.
Цялата поредица от счетоводни записвания по изплащането на работната заплата, депонирането на част от работната заплата и нейното изплащане има следния вид:
8а) за отразяване на изтегления дължим размер работна заплата на персонала:
Дт с/ка Каса 9924
Кт с/ка Разплащателна сметка В левове 9924
8б) за отразяване на изплатената на персонала дължима сума, без 500 лв. депонирана сума:
Дт с/ка Персонал 9424
с/ка Работници и служители
Кт с/ка Каса 9424
8в) за отразяване на депонираната сума от 500 лв.:
Дт с/ка Персонал 500
с/ка Работници и служители
Кт с/ка Персонал 500
с/ка Депонирани възнаграждения
8г) за отразяване на върнатите депонирани суми по Разплащателната сметка в левове:
Дт с/ка Разплащателна сметка В левове 500
Кт с/ка Каса 500
8д) за изтеглените депонирани суми, които са поискани от работниците:
Дт с/ка Каса 500
Кт с/ка Разплащателна сметка в левове 500
8е) за изплащане на депонираната сума при поискване от персонала:
Дт с/ка Персонал 500
с/ка Депонирани възнаграждения
Кт с/ка Каса 500
От разгледаните чрез примерите счетоводни процедури още веднъж се потвърждава, че счетоводното отразяване на използваните трудови ресурси е сложен, нормативно регламентиран и документално обоснован информационен процес Това определя и изискването за добра организация на счетоводния информационен процес, за достоверност на създаваната информация, за точно приложение на законовите изисквания.