Разходите в предприятието имат следната характеристика:
1. Различни са критериите за класифициране на разходите. От гледна точка на тяхното участие във формирането на общия обем разходи се разглеждат преките и косвените разходи, от гледна точка на източника на разходи - разходи за дейността, финансови разходи, извънредни разходи, а от гледна точка на тяхното формиране: разходи по икономически елементи, разходи по функционално предназначение или разходи за основна дейност, разходи за спомагателна дейност, разходи за организация и управление. Тези различия твърде много се определят от спецификата на разходите и тяхната нормативна обоснованост.
2. В състава на счетоводния процес се включват счетоводни процедури по отразяването на разходите по икономически елементи. Това са разходи за основни и спомагателни материали, за амортизация, за заплати, за социално осигуряване и надбавки, разходи за външни услуги, други разходи. Те намират отражение в активните сметки от група 60 Разходи по икономически елементи. Текущите разходи се натрупват по счетоводните сметки от група 60 Разходи по икономически елементи, като в края на отчетния период се разпределят по функционална принадлежност. Сметките от тази група нямат салда. Задача на счетоводството е строго да диференцира отделните разходи, за да има необходимата яснота, точност и достоверност. Разходите за външни услуги например не могат да включват разходи по доставката на ДМА и на материални ресурси. Счетоводното отразяване на разходите по икономически елементи се разгледа в предходните части на учебника.
3. В състава на счетоводните процедури се включва разпределението на разходите по функционално предназначение.
Счетоводното отразяване на разходите по икономически елементи е задължителна процедура. Задължителни са процедурите и по приключването на тези сметки и пренасянето на тяхната информация в сметките по функционално предназначение, т.е. в счетоводните сметки от група 61 Разходи за дейността, с/ка 611 Разходи за основна дейност, с/ка 612 Разходи за спомагателна дейност, с/ка. 613 Разходи за бъдещи периоди, с/ ка 614 Разходи за организация и управление, с/ка 615 Разходи за продажба на продукция, с/ка 618 Разходи за ликвидация и несъстоятелност.
3.1. Разходите за основна дейност са преки, предназначени са за калкулиране на основните производствени разходи или за формиране на производствената себестойност. Преките разходи имат променлив характер, те имат различно участие в размера на разходите в единица, продукция. Разходите за материали, работна заплата, амортизации и др. се променят в зависимост от обема произвеждана продукция, технологията за производство, организацията и управлението, пряко на производствените процедури и т.н. Като обща стойност те се формират от разходите по икономически елементи: разходи за амортизации, разходи за материали, разходи за работна заплата, разходи за социално осигуряване, разходи за външни услуги и др. Счетоводно намират отражение в активната счетоводна с/ка 611 Разходи за основна дейност, към която са сметките 6111 Разходи за промишлена дейност, 6112 Разходи за търговска дейност, 6113 Разходи за транспортна дейност и т.н. Аналитичното счетоводно отразяване, съгласно Националния сметкоплан, е възможно да се организира по видове производства (дейности) и по статии на калкулацията, определени от предприятието.
Стойността на произведената продукция (или услуга) се установява по калкулативен способ, при условие че няма незавършено производство. При наличие на незавършено производство себестойността на произведената продукция или услуга е разликата между общата сума на разходите и сумата на разходите за незавършено производство. Незавършеното производство следователно остава като салдо по сметка 611 Разходи за основна дейност и в баланса се посочва по статия Незавършено производство.
3.2. Разходите за спомагателна дейност се извършват за производства, които спомагат да се осъществи основната дейност. Това са разходи за работна заплата, материали, амортизация и т.н., които са предназначени за дейности като транспортно звено, топлоцентрала, бояджийски цехове и др. Извършваните услуги или дейности в спомагателното производство могат да имат и самостоятелно значение, т.е. те се реализират като готов продукт. Разходите за спомагателните дейности, които се извършват за основната дейност, се разпределят в общата производствена себестойност, т.е. в разходите за основна дейност. В това обединяване на разходите не се включват онези разходи от спомагателната дейност, които са предназначени за продукция или услуги, самостоятелно реализирани. Те се отчитат по общия ред като съставна част от счетоводния процес за отразяване на разходите по производството и реализация на продукция и услуги. Все пак необходимо е отново да се напомни, че всички разходи по икономически елементи се разпределят според предназначението им - за основна, спомагателна и*т.н. дейности.
3.3. Разходите за организация и управление, както и разходите за реализация на продукция е възможно по същия ред да се формират от разпределените разходи по икономически елементи. В края на отчетния период обаче тези разходи се отнасят директно в дебита на с/ка 701 Приходи от продажби на продукция. Всъщност отнасянето на тези суми е текущо, постоянно и не зависи от обема произвеждана продукция и от нейната производствена себестойност.
4. Разходите за основна дейност и разходите за спомагателна дейност, както се посочи в 1.4.1. и 1.4.2., образуват общия обем преки производствени разходи. Те формират производствената или фактическата себестойност на продукцията или услугите. От калкулативна гледна точка разходите за основна дейност включват: разходи за незавършено производство от предходния период, т.е. началното салдо по с/ка 611 Разходи за основна дейност, разходите по икономически елементи (разходи за работна заплата, за амортизации, за материали, разходи за социално осигуряване, разходи за външни услуги, разходи за горива и енергия, други разходи), разходи за спомагателна дейност, които са извършени за сметка на основното производство. От общата сума на всички тези разходи се приспада незавършеното производство за текущия период (установено чрез инвентаризация). Счетоводната с/ка 611 Разходи за основна дейност по структура изглежда така:
Незавършеното производство в края на периода остава като салдо по сметка 611 Разходи за основна дейност, т.е. в следващия отчетен период тази сума ще фигурира в дебита на сметката като нейно начално салдо. В Националния сметкоплан не се предвижда самостоятелна сметка за незавършеното производство, макар че има такова балансово перо в състава на краткотрайните активи.
5. Финансовите разходи произтичат от кредитните взаимоотношения на предприятието, от динамиката на промените в курса на чуждестранната валута, от комисионните по валутни операции, от отрицателната разлика при покупка и продажба на акции и облигации. Счетоводно те се отразяват в сметките от група 62 на Националния сметкоплан Финансови разходи: с/ка 621 Разходи за лихви, с/ка 622 Разходи за провизиране па рискови активи, с/ка 624 Разходи по валутни операции, с/ка 625 Финансови разходи за бъдещи периоди, с/ка 629 Други финансови разходи. В Националния сметкоплан е предвидена възможност и за четирицифрен шифър (6211 Разходи за лихви в левове, 6212 Разходи за лихви във валута и др.). Разпределението на финансовите разходи в края на периода намира пряко отражение във финансовия резултат, т.е. те намаляват крайния финансов резултат. Прякото отчитане на финансовите разходи в крайния финансов резултат не съответства на записа в Закона за счетоводството (чл. 23), където тези разходи са включени в състава на разходите по икономически елементи. Всъщност отразяването на финансовите разходи в крайния финансов резултат, а не в себестойността на продукцията е правилното решение.
6. Извънредните разходи произтичат от различни отписани вземания, разходи за глоби и неустойки, от липси на активи не по вина на МОЛ и други. Счетоводно намират отражение в сметките от група 69 на Националния сметкоплан Извънредни разходи: с/ка 691 Отписани вземания, с/ка 692 Разходи за глоби и неустойки, с/ка 693 Липса на активи, с/ка 699 Други извънредни разходи. Всички тези разходи в края на отчетния период счетоводно се отразяват в с/ка 123 Печалби и загуби от текущата година, т.е. намаляват крайния финансов резултат.
7. Разходите, които не са свързани пряко и не оказват влияние на финансовия резултат от отчетния период, се отразяват счетоводно като разходи за бъдещи периоди. Разходите за бъдещи периоди могат да възникнат при отразяването на разходи за основната дейност, за спомагателни дейности, за организация и управление, за финансови и извънредни разходи. Използват се и различни счетоводни сметки, като с/ка 613 Разходи за бъдещи периоди, с/ка 625 Финансови разходи за бъдещи периоди. Дебитните обороти по тези сметки се създават от разпределението на съответните разходи за дейността и от финансовите разходи. В периода на тяхното фактическо включване като редовни разходи те намират отражение отново в сметките, от които са разсрочени за бъдещи периоди.
8. Формираната фактическа себестойност така, както е посочено в 1.5., се превръща в стойностна величина за произвежданите продукция или услуги. В края на отчетния период (месец или година) произведената продукция или услуги намират стойностно отражение в дебита на сметка 303 Продукция и по кредита на с/ка 611 Разходи за основна дейност.
В Националния сметкоплан, както вече се посочи, няма предвидена счетоводна сметка за незавършеното производство, което означава, че неговият размер ще се отрази оперативно, без счетоводна статия като начално салдо в дебита на новооткритата за следващия отчетен период с/ка 611 Разходи за основна дейност. Тази процедура е едно от малкото изключения в счетоводното отразяване на състояния и промени в счетоводните обекти и е възприета само за намаляване броя на счетоводните записвания, което не изглежда съвсем оправдано, още повече че в баланса има статия за незавършено производство.
Отразената сума в дебита на с/ка 303 Продукция е размерът на разходите за произведената готова продукция (услуги). В складовете на предприятието готовата продукция се отразява счетоводно чрез синтетични и аналитични сметки за видовете продукция, за времето на производство и отговорността за нейното съхраняване и опазване.